Registar cada despesa logo
A regra de ouro: uma despesa regista-se no momento em que é paga. Para cada uma, são precisas três informações:
- o valor;
- quem pagou;
- para quem (o grupo todo, ou só algumas pessoas).
O “para quem” é essencial. Se duas pessoas não vão ao passeio de barco, não devem pagá-lo.
Calcular o saldo de cada um
Para cada pessoa, faz-se a diferença entre o que pagou e o que consumiu. Um exemplo com três amigos:
- A Léa pagou o apartamento: 300 € para os três.
- O Sam pagou um jantar: 90 € para os três.
- A Inês não adiantou nada.
Total: 390 €, ou seja, 130 € por pessoa. A Léa pagou 300 € por uma parte de 130 €, por isso tem a receber 170 €. O Sam pagou 90 €, faltam-lhe 40 €. A Inês deve 130 €.
Reembolsar com o mínimo de transferências possível
Não é preciso que cada um reembolse cada um. Aqui, bastam duas transferências: a Inês transfere 130 € à Léa e o Sam transfere 40 € à Léa. Ficam todos quites. Com dez pessoas e cinquenta despesas, este cálculo torna-se rapidamente penoso à mão, e é aí que uma app poupa tempo.
As armadilhas clássicas
- As pequenas despesas esquecidas: um café, um bilhete de metro. Somam-se depressa.
- As despesas parciais: quem não bebe álcool não devia pagar os cocktails.
- Os reembolsos feitos mas não registados: uma transferência enviada deve ser registada, senão a conta continua errada.
- Esperar pelo fim da viagem: quanto mais se espera, mais se esquece.
E o fundo comum?
Pôr cada um a mesma quantia num pote funciona bem para as compras e as pequenas despesas do dia a dia. Para as despesas grandes (alojamento, transporte), é mais simples um adiantar e os outros reembolsarem a sua parte.