Noter chaque dépense tout de suite
La règle d'or : une dépense est notée au moment où elle est payée. Pour chacune, il faut trois informations :
- le montant ;
- qui a payé ;
- pour qui (tout le groupe, ou seulement certaines personnes).
Le « pour qui » est essentiel. Si deux personnes ne viennent pas à l'excursion en bateau, elles ne doivent pas la payer.
Calculer le solde de chacun
Pour chaque personne, on fait la différence entre ce qu'elle a payé et ce qu'elle a consommé. Un exemple avec trois amis :
- Léa a payé l'appartement : 300 € pour les trois.
- Sam a payé un dîner : 90 € pour les trois.
- Inès n'a rien avancé.
Total : 390 €, soit 130 € par personne. Léa a payé 300 € pour une part de 130 €, elle doit donc récupérer 170 €. Sam a payé 90 €, il lui manque 40 €. Inès doit 130 €.
Rembourser avec le moins de virements possible
Pas besoin que chacun rembourse chacun. Ici, deux virements suffisent : Inès verse 130 € à Léa et Sam verse 40 € à Léa. Tout le monde est quitte. Avec dix personnes et cinquante dépenses, ce calcul devient vite pénible à la main, c'est là qu'une appli fait gagner du temps.
Les pièges classiques
- Les petites dépenses oubliées : un café, un ticket de métro. Elles s'additionnent vite.
- Les dépenses partielles : la personne qui ne boit pas d'alcool ne devrait pas payer les cocktails.
- Les remboursements faits mais pas notés : un virement envoyé doit être enregistré, sinon le compte reste faux.
- Attendre la fin du voyage : plus on attend, plus on oublie.
Et la cagnotte commune ?
Mettre chacun la même somme dans un pot fonctionne bien pour les courses et les petites dépenses du quotidien. Pour les gros postes (logement, transport), il est plus simple que l'un avance et que les autres remboursent leur part.