Annotare ogni spesa subito
La regola d'oro: una spesa si annota nel momento in cui viene pagata. Per ognuna servono tre informazioni:
- l'importo;
- chi ha pagato;
- per chi (tutto il gruppo, o solo alcune persone).
Il «per chi» è fondamentale. Se due persone non vengono all'escursione in barca, non devono pagarla.
Calcolare il saldo di ciascuno
Per ogni persona si fa la differenza tra ciò che ha pagato e ciò che ha consumato. Un esempio con tre amici:
- Léa ha pagato l'appartamento: 300 € per tutti e tre.
- Sam ha pagato una cena: 90 € per tutti e tre.
- Inès non ha anticipato nulla.
Totale: 390 €, cioè 130 € a testa. Léa ha pagato 300 € per una quota di 130 €, quindi deve recuperare 170 €. Sam ha pagato 90 €, gli mancano 40 €. Inès deve 130 €.
Rimborsare con il minor numero di bonifici possibile
Non serve che ognuno rimborsi ognuno. Qui bastano due bonifici: Inès versa 130 € a Léa e Sam versa 40 € a Léa. Siete tutti in pari. Con dieci persone e cinquanta spese, questo calcolo diventa presto una pena a mano, ed è lì che un'app ti fa risparmiare tempo.
Le trappole classiche
- Le piccole spese dimenticate: un caffè, un biglietto della metro. Si sommano in fretta.
- Le spese parziali: chi non beve alcolici non dovrebbe pagare i cocktail.
- I rimborsi fatti ma non annotati: un bonifico inviato va registrato, altrimenti il conto resta sbagliato.
- Aspettare la fine del viaggio: più aspetti, più dimentichi.
E la cassa comune?
Mettere tutti la stessa somma in un fondo funziona bene per la spesa e per le piccole spese quotidiane. Per le voci grosse (alloggio, trasporto) è più semplice che uno anticipi e gli altri rimborsino la propria quota.