1. Établir la liste des invités avec les témoins
Commencez par la liste, validée discrètement avec le ou les témoins et parfois le conjoint. Elle détermine tout le reste : le nombre de places, le budget et le type d'activités possibles.
2. Choisir la date tôt
Un EVJF ou un EVG se tient en général quelques semaines avant le mariage. Proposez deux ou trois week-ends aux invités et retenez celui qui convient au plus grand nombre. Prévenez au moins deux mois à l'avance : c'est souvent un week-end à poser.
3. Annoncer le budget dès l'invitation
Les invités n'ont pas tous le même budget. Annoncez une estimation par personne dès le départ, en précisant si la part de la future mariée ou du futur marié est répartie entre les invités (c'est l'usage le plus courant). Personne n'aime découvrir la note à la fin.
4. Construire le programme autour de la personne fêtée
Le bon programme est celui qui lui ressemble, pas celui qui fait rire le groupe à ses dépens. Un bon équilibre : une activité phare (atelier, sport, escape game, dégustation), un bon repas, une soirée, et du temps libre. Prévoyez une alternative pour les invités qui ne peuvent venir qu'une demi-journée.
5. Garder la surprise
Toute l'organisation doit se faire sans la personne fêtée. Créez un groupe dédié, sans elle, et faites attention aux messages envoyés par erreur dans la mauvaise conversation.
6. Gérer les avances et les remboursements
Un ou deux organisateurs avancent souvent beaucoup d'argent (logement, activités). Notez chaque dépense au fur et à mesure et demandez les remboursements rapidement. Notre guide pour partager les dépenses d'un voyage détaille la méthode.
La checklist EVJF / EVG
- Liste des invités validée avec les témoins
- Date choisie au moins deux mois avant
- Budget par personne annoncé
- Logement et activité principale réservés
- Programme partagé avec les invités (pas avec la personne fêtée)
- Dépenses notées et remboursements suivis