1. Die Gästeliste mit den Trauzeugen aufstellen
Beginnt mit der Liste, die ihr diskret mit der Trauzeugin oder dem Trauzeugen und manchmal mit dem Partner oder der Partnerin abstimmt. Sie bestimmt alles Weitere: die Zahl der Plätze, das Budget und die möglichen Aktivitäten.
2. Den Termin früh wählen
Ein JGA findet in der Regel einige Wochen vor der Hochzeit statt. Schlagt den Gästen zwei oder drei Wochenenden vor und nehmt das, das den meisten passt. Sagt mindestens zwei Monate vorher Bescheid: Oft muss man sich dafür ein Wochenende freihalten.
3. Das Budget schon in der Einladung nennen
Nicht alle Gäste haben das gleiche Budget. Nennt von Anfang an eine Schätzung pro Person und sagt dazu, ob der Anteil der Braut oder des Bräutigams auf die Gäste umgelegt wird (das ist der übliche Fall). Niemand entdeckt gern erst am Ende die Rechnung.
4. Das Programm auf die gefeierte Person zuschneiden
Das richtige Programm ist das, das zu ihr oder ihm passt, nicht das, bei dem die Gruppe auf ihre Kosten lacht. Eine gute Mischung: eine Hauptaktivität (Workshop, Sport, Escape Game, Verkostung), ein gutes Essen, ein Abend und freie Zeit. Plant eine Alternative für Gäste ein, die nur einen halben Tag dabei sein können.
5. Die Überraschung bewahren
Die gesamte Organisation muss ohne die gefeierte Person laufen. Legt eine eigene Gruppe ohne sie an und passt auf, dass keine Nachrichten versehentlich im falschen Chat landen.
6. Vorauszahlungen und Rückzahlungen regeln
Ein oder zwei Organisierende legen oft viel Geld aus (Unterkunft, Aktivitäten). Tragt jede Ausgabe laufend ein und fordert die Rückzahlungen zügig an. Unser Ratgeber, wie ihr die Ausgaben einer Reise teilt, erklärt die Methode im Detail.
Die JGA-Checkliste
- Gästeliste mit den Trauzeugen abgestimmt
- Termin mindestens zwei Monate vorher gewählt
- Budget pro Person genannt
- Unterkunft und Hauptaktivität gebucht
- Programm mit den Gästen geteilt (nicht mit der gefeierten Person)
- Ausgaben eingetragen und Rückzahlungen im Blick